テーマ：　記録学概論

　はじめに ｜ 会議録 ｜ 議事録、会議録作成の大原則 ｜ 書記、速記者の素質 ｜ 上手に聞き書きするために ｜ 記録学体系

　はじめに

　我々が記録を利用するときは、(1)レポートを書くためとか、(2)年史を書くた めとか、目的があって、(3)リサーチをするとき、(4)あるいはチェックするとき なんかで、(5)そのテーマの経緯や歴史を理解するとか、(6)データや事実を得る ことになる。その結果、(7)出来事について再評価する、(8)控えた情報を引用し ている。

　では、記録にはどんなものがあるかというと、『文献・書籍、報道文、報告文、 論文、感想文、機関誌・社報、日誌・年報、手紙文、発言録、会議録、行政文書、 外交文書、法律類、裁判文書……』などが挙げられる。

　そういう記録の性格は、公式記録と私的記録に分けられる。保存期間からみる と、永久記録（永年記録）と時限記録に分けられる。その記録されている媒体を 見ると、文書記録、映像記録、さらに電子記録という分け方もできる。

　また、記録には事実の記録、印象の記録という分類もできる。後者は筆記者の 主観、印象が加わる。

　話し言葉の記録では、さまざまな会議録が作成されている。

　�@国会の会議録、地方議会の会議録が標準的である。これは会議公開の原則に 基づいている。

　�A行政の内部会議の議事録は、近年情報公開制度によって作成、公開されるこ とが多くなってきた。
　　ちなみに、法治国家の我が国では役所の仕事はすべて法律に基づいて文書で 書かれている。
　　書かれていないことはできないのが原則である。

　�B企業・団体では、株主総会の会議録、役員会の議事録があり、また日常業務 上の会議メモが作成さ
　　れる。財務書類関係も重要な記録だが、2005年４月１日からはe-文書法が施 行されて、会計文書
　　が電子的に保存されるようになった。企業活動でも、顧客情報などの個人情 報が保護される。

　�C裁判の発言記録は、民事、刑事両方とも、法廷での発言が速記によって記録 されている。
　　あるいは、書記官が要点筆記している。

ところで、『記録』について考えてみよう。

　岩波国語辞典第６版によると、

�@後々まで伝える必要のある事柄を書きしるすこと。その書きしるしたも の。

�A競技などの成績・結果。特にその最高のもの。
と書かれている。

　普通の考え方では、記録といえば、文書、書きつけ、書類、レコード（記録）、 映画フィルム、ビデオ、写真、考古物−−という言葉が連想的に出てくるが、記 録管理学では国際標準規格に基づき、次のように考えている。ちなみに、ISO15489の TC46で記録管理の作業が行われている。

（１）文書（ドキュメント）：書かれた情報、書類

（２）記録（レコード）：法的な履行、または業務処理の証拠として作成、保存 される。
　　　　　　　　　　　 　基本的に修正、変更してはならない。

　それらを整理すると、広い意味での記録は、次のように定義できる。

　�@事実について書かれ伝わっているもの。人が感知できるようになっているも の

　�A法律によって作成、保存が定められている事実について書かれている文書

　�B競技の成績、結果

　ちなみに、Association of Records Managers and Administrators の元会長、 Ｗ．ベネドン（Benedon）氏によると、ライフサイクルの視点から、

　情報や記録を体系的に統制（コントロール）することである。統制は、情報や 記録の形式にかかわりなく、作成から使用頻度の多いとき（活性状態における） の維持、使用頻度の少ないとき（不活性状態における）の維持、そして最終的に 廃棄されるか、歴史・文化的記録として保存されるまでを対象とする。
　と全体的な定義を行っている。